Como documentar en la empresa

Continuamente hemos hablado sobre la importancia de poner todo por escrito y documentarlo pero lo que nunca habíamos mencionado era la importancia de cómo hacerlo.

Como en todo existen ciertas cuestiones a considerar al momento de documentar y he aquí alguna de ellas.

Claridad del escrito. Nunca se sabe quien va a leer el documento y sobretodo si es algo tan importante como un manual de procedimientos, por eso la claridad de las cosas que se escriben es de vital importancia, nosotros siempre recomendamos hacer las cosas “APT” es decir, “Aprueba de tontos”.

Sencillez. A nadie le interesa leer un manual de 400 hojas para explicar algo que podría hacerse en 5 páginas. Lamentablemente tenemos la costumbre de sobresaturar de información los escritos, recuerden que no importa el tamaño o longitud, lo que importa es la sencillez y precisión de lo que se escribe.

Sabemos que muchos estándares de proceso piden que todo tiene que estar documentado y explicado a la perfección, es decir, si se necesita presionar el botón rojo el manual debe de decir “presionar el botón de 5 cms de diámetro de color rojo #44 durante no más de 5 segundos”, sin embargo hay que entender que esto no es necesario más que para cumplir con ciertos estándares, realmente en cuestión practica a nadie le interesa, las personas aprenden de manera sencilla e inclusive intuitiva.

Diagramas y dibujos. La razón por la que los niños prefieran leer libros con dibujos es muy simple, es por que son mas sencillos de entender e interpretar, de la misma forma deberían de estar escritos TODOS los manuales de una empresa, con dibujos, dejemos a un lado esos diagramas complicados usen historietas y dibujos animados para explicar la situación e inclusive un poco de humor logrará que las personas capten mejor el mensaje.

Colores, orden y limpieza. Ponga todos los documentos en un orden que tenga coherencia para todo el mundo, no solo para usted, así como también utilice carpetas de colores para guardarlos y tenga la mayor limpieza posible. Esto no es para complicar las cosas, sino que es una manera en la cual todo estará en orden y será más sencillo buscarlo la próxima vez que se vaya a utilizar.

Lugares visibles. Los manuales que se hagan, ya sean con dibujos animados o escritos deben de estar colocados en lugares visibles, no son para guardarse en el ultimo cajón del archivero. Estos manuales deben de estar traducidos a pequeños carteles visibles que se puedan colocar en toda la empresa y recuerde, use dibujos en lugar de letras.

Seriedad Vs Entendimiento. Muchas veces las empresas por intentar verse serías y responsables realizan manuales tradicionales llenos de palabras confusas y de 800 páginas, olvídese de eso, opte mejor por la practicidad. Que no le importe ser una empresa “sería” mejor innove y realice manuales más amigables y sencillos, los cuales a pesar de ser cortos y concretos expliquen de manera amigable los procesos que se producen en su empresa y si los hace de manera de historieta le aseguramos que mas todo mundo lo leerá.

Póngalo en los baños. Sonará ridículo pero es cierto, ¿quiere que sus manuales de procedimientos realmente se lean? Coloque uno en cada baño, le aseguramos que en poco tiempo sus empleados estarán al tanto de los procedimientos que se realizan en la empresa. Olvídese de dar esos boletines y folletos que nunca nadie lee, mejor colóquelo en un lugar que sabe que si lo leerán: El baño.

En conclusión, si desea documentar lo que sucede en su empresa y que esto sea visto por todos sus empleados siempre opte por el entendimiento sobre la formalidad, es mejor que su personal entienda que y como se debe hacer el trabajo con 10 sencillas palabras a que las confunda con un texto de 10 hojas. Recuerde que entre más simples y sencillas haga las cosas podrán hacerse mejor y más rápido. Intente adoptar las mejores prácticas empresariales como lo es la documentación pero hágalo a su manera.


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