14 Consejos para construir un Modelo Financiero


Como financiero gran parte de mi trayectoria profesional ha estado enfocada en la construcción de modelos financieros, algunos de ellos para evaluación de negocios y otros para gestión de los mismos, la experiencia me ha llevado a cometer muchos errores pero gracias a ellos he ido mejorando el análisis y la estructura de los mismos.
En mi opinión no importa el tamaño de la empresa, siempre será necesario tener un modelo financiero, ya que este, por más sencillo o complejo que sea, le ayudará a visualizar numéricamente la realidad.
Se que para algunos emprendedores o empresarios los números no son su fuerte, de ser así entonces le recomendamos ampliamente que contrate a alguien que se encargue de realizar este modelo, no necesita ser una consultora de negocios, quizás un estudiante de finanzas le ayudará a plasmar los números de una forma sencilla y clara y con la posibilidad de jugar con las variables que desee para ver que impacto tienen en el modelo.
A pesar de que existen varias herramientas especializadas para construir modelos financieros, la más sencilla y común que se usa es Microsoft Excel, no necesita ser un especialista en finanzas o ser un genio de la computación para aprender a usar Excel. Para la construcción de su modelo le recordamos que puede ser algo tan sencillo que solo requiera usar formulas de sumar y multiplicar o algo tan complejo que requiera usar macros, en mi experiencia personal jamás he construido un modelo donde sea necesario usar una macro, todo se puede hacer con formulas; generalmente las macros las uso cuando tengo que hacer una operación manual muchas veces y me toma tiempo, así automatizo el proceso, pero jamás como base para los cálculos del modelo.
Si esta pensando en construir un modelo financiero o tiene alguien que lo haga por usted, los siguientes puntos le serán de mucha ayuda:
  1. No es lo mismo evaluar que gestionar.

Al momento de tomar la decisión de construir un modelo financiero debe de tener en mente su objetivo primordial, es decir, para que lo va a usar.
Generalmente los modelos financieros tienen 2 únicos propósitos, gestionar y/o evaluar, y aunque crea que un modelo le servirá para lo mismo, esto es totalmente falso. 
Antes que nada un modelo financiero de evaluación esta construido en años y depende del negocio o de los requerimientos de los inversionistas (en este caso usted o un externo, si lo tiene) puede variar de unos sencillos 5 años hasta 30 años o más.
Por otro lado, un modelo de gestión esta construido en meses, le permite ver el comportamiento de los meses conforme van pasando y le permite incluir reales de lo que ha pasado en su negocio mes a mes.
Mi recomendación es que jamás use el mismo modelo de evaluación para gestión, pero si por cuestiones de tiempo y dinero se ve en la necesidad de hacerlo, solo considere que la gestión se mide en meses y la evaluación en años, por lo tanto, desarrolle su modelo de manera mensual y la suma o comportamiento de los meses le de un total anual que le sirva para evaluar.
  1. Trabaje con lo que tenga concreto.

Quizás usará su modelo para presentar los resultados a unos inversionistas, banco o institución, por lo que es importante trabajar únicamente con lo que tiene definido y claro, por ejemplo, en estos momentos usted se dedica a vender chocolates pero tiene pensado vender fruta en un par de meses, si aún no ha hecho la investigación necesaria para sustentar la venta de fruta entonces NO la incluya en su modelo, de hacerlo empezarán a cuestionarlo sobre números que no tienen ningún fundamento por lo tanto es mejor hacer proyecciones con lo que ya se tiene bien estudiado y definido.
  1. Haga supuestos realistas. 

A pesar de ser algo tan obvio a las personas se les olvida, empiezan a realizar supuestos sobre números que no tienen ni idea ni fundamento o quieren sentirse mejor que el mercado y empiezan a usar números muy elevados para que se vean mejor, siempre use los supuestos que existen disponibles.
 Si el mercado dice que en promedio cada persona compra 8 litros de leche al mes, no crea que usted va a ser un súper vendedor y va a lograr que la gente compre 14 litros de leche.
Si su empresa es sumamente innovadora y diferenciada entonces quizás logre ser mejor, pero que sus supuestos no excedan jamás del 10% de lo que indica el mercado.
Lamentablemente no siempre tenemos la oportunidad de encontrar información en el mercado para sustentar nuestros números, pues en esta situación se tendrá que usar un supuesto basado en su criterio, pero este tendrá que tener un muy buen sustento, es decir, puede que no existe información sobre cuanta leche compra una persona en promedio, pero si sabe que una persona que toma leche la usaría para desayunar y cenar, por lo que un litro de leche le duraría quizás 2 o 3 días y por ende, compre quizás entre 8 y 10 litros al mes.
  1. No sea cortoplacista.

Siempre modele con miras a futuro, es decir, vaya pensando que cosas van a cambiar en el corto y mediano plazo que podrían afectar sus números, quizás introduzca un nuevo producto, por lo que tendrá que modelarlo, esto no quiere decir que ya va a empezar a rellenar y proyectar ventas de este producto, si no que simplemente va a dejar un espacio abierto para cuando llegue el momento introduzca el precio del producto, el costo del mismo y ya se calcule todo automáticamente.
Generalmente cuando se construyen modelos para otras personas o empresas uno empieza a sensibilizarse con los posibles cambios a futuro que pueden existir, quizás el empresario desee ver el impacto de contratar a 2 personas más el año siguiente, por lo que usted pensaría cambiar UNICAMENTE las proyecciones de ese año, ya que así fue la petición, pero una vez que haga esto lo mas probable que suceda es que le pidan que haga lo mismo para los siguientes años, por lo que es mejor dejar preparado para hacer estos cambios rápidamente sin tener que rehacer todo el trabajo.
  1. Los modelos son dinámicos.

El modelo es una herramienta de gestión y evaluación y así como el negocio se encuentra en constante cambio el modelo también lo debe de estar para ir de acorde con lo que va a pasando el negocio.
No crea que por que ya construyo un modelo y esta conforme con el se ha acabado el trabajo, pues a menos que su negocio nunca cambie, su modelo ira  evolucionando, por así decirlo los cambios más rápidos que verá en su modelo será cuando incluya los ingresos y los gastos reales pues estos le alterarán las proyecciones a futuro.
  1. Ponga un alto cuando sea necesario.

Quizás de las cosas que se aprende después de construir muchos modelos financieros es que estos nunca tienen un fin, es imposible tener un modelo financiero a prueba de todo por lo que siempre que usted continúe cuestionando y revisando su modelo encontrará detalles, errores y modificaciones que habrá que hacerse por lo que debe de poner un alto en el momento que este conforme con el modelo que tiene y que le servirá para trabajar.
  1. Maneje todo dentro del mismo archivo.

En cuestión más técnica le recomendamos manejar 1 solo archivo que incluya toda la información, en lo personal siempre uso 3 hojas de Excel.
La primera es de variables ahí incluyo y defino TODAS las variables que voy a usar como por ejemplo: tasa de rotación de los empleados, productividad, inflación, sueldos, gastos de mantenimiento, costos de nomina, precio de venta, gastos mercadotecnia, tipo de cambio al dólar, costos de la luz, teléfono, numero de empleados a contratar, numero de clientes, etc.
En otra hoja del archivo realizo todos los cálculos, en esta parte estructuro la forma que tendrá el modelo, quizás empezaré proyectando las contrataciones de los empleados, después las ventas, después los gastos que tendrá y por ultimo la utilidad.
La ultima hoja la uso para hacer análisis mas a detalle, ya sea que desee conocer la TIR del proyecto, el payback period, o algunas graficas que se deseen ver.
Si comienza a usar diferentes archivos de donde extrae la información llegará un punto en que se convertirá en un monstruo donde será necesario abrir 30 archivos al mismo tiempo para que se actualice todo de la forma correcta.
  1. Deje las variables abiertas.

Una de las finalidades del modelo financiero es ayudar al emprendedor ver el panorama de “¿Qué pasaría si…?” por esta razón es necesario determinar cuales son las variables con las que va a “jugar” y cuales no, generalmente dentro de un modelo financiero TODO es una variable y los resultados simplemente son multiplicaciones, sumas, restas o divisiones entre estas variables.
Le recomendamos ampliamente que deje todo aquello que considere una variable como opción abierta, es decir, si usa Excel para construir su modelo financiero, identifique estas variables y haga las operaciones en otra celda u hoja. Por ejemplo, usualmente las ventas están ligadas al número de empleados por lo que una variable es el número de empleados y otra variable es el número de productos que puede vender esta persona, en lo que resumidas cuentas, el total de sus ventas será el total de sus empleados por la productividad de estos (cuantos productos pueden vender), así que deje definido claramente donde esta el número que usted va a mover para cambiar el número de  empleados y en otra parte donde el número de productos o productividad.
  1. Use colores.

Quizás otro consejo sencillo pero muy útil es el uso de colores para definir algunas cosas, en lo personal uso el amarillo claro para definir las variables, es decir, todas aquellas celdas o números que puedo cambiar manualmente y que van mover o alterar las cifras del modelo, esto le permite identificar rápidamente que puede y que no puede cambiar.
  1. Defina nombres de celdas.

Algo quizás más avanzado en el uso de Excel, pero que debe ser de conocimiento general y básico para todos, es la definición de nombres de algunas variables.
Excel tiene la ventaja de que le puede poner nombres a las celdas, es muy sencillo de hacer y muy útil ya que cuando empieza a construir un modelo llegará un momento en que pensará “¿esto que era?” o “¿Qué es la celda B12?”  por lo que es mejor que una formula de Excel aparezca como “=SueldoEmpleado*NumeroEmpleados” a que diga “=B12*B16”, si quiere conocer como definir nombres de celdas le recomendamos que lo busque en la Ayuda de Excel o en Google, le explicarán con dibujitos y mejor que nosotros como hacerlo.
  1. Borre todo lo que no use.

Los que usamos Excel tenemos la mala costumbre de hacer cálculos rápidos o de comprobación en la primera hoja de Excel que este a la vista independientemente si es el presupuesto de la compañía o un modelo financiero, por lo que es necesario que una vez que haya terminado de hacer un calculo o una verificación rápida la borre, ya que si no en un futuro pensará “¿Por qué escribí ese numero? ¿Era importante? ¿Servirá para algo?”
  1. Haga respaldos de su modelo.

Le recomendamos que cada semana haga un respaldo del modelo y en el nombre del archivo ponga la fecha de cuando se hizo el respaldo, créanme cuando les digo que no es agradable abrir un modelo financiero en el que se ha estado trabajando durante meses y sólo ver “#Valor” en donde en su momento existió un número o una formula.
  1. Lleve una bitácora de cambios.

Los modelos al ser tan dinámicos se les hace continuamente cambios y es necesario rastrear y tener una bitácora de estos cambios, un documento de Word donde indique la fecha y los cambios que se hicieron en esa fecha le ayudará a rastrearlos, no tiene que ser nada avanzado simplemente indique 20 Marzo: Cambio la formula del sueldo por que estaba calculada mal o 20 Marzo: Cambio el supuesto de la tasa de inflación por que estaba muy alta.
  1. No olvide vender antes que evaluar.

Independientemente de todo no debe de olvidar que si no vende no hay empresa, sabemos que es bueno planear, preveer y evaluar pero sus energías deberían estar totalmente enfocadas en vender y hacer crecer su negocio más que evaluar por lo tanto, haga que sus evaluaciones sean sencillas, trabaje con números simples, un modelo financiero jamás le permitirá ver la realidad ni será una bola de cristal que le prediga el futuro.
Un modelo es solo una herramienta que le ayudará a aterrizar con números sus ideas pero si se enfoca demasiado en planear y en evaluar sus ideas, jamás podrá ponerlas en marcha por lo que dedíquele el tiempo justo y necesario a evaluar y planear pero sin olvidar que la mayor parte de este debe estar en vender y hacer crecer su negocio
En conclusión, la construcción de un modelo financiero no es tarea fácil y puede convertirse en algo tan útil como usted desee. Siempre recuerde que el modelo es una herramienta de ayuda pero no todo el trabajo, dedíquele el tiempo necesario y trate de armarlo lo más sencillo y claro que pueda ya que esto le servirá a tener un panorama de la situación general o lo que puede esperar en el negocio, sin embargo, al final lo que cuenta es la realidad, la cual puede distar mucho de lo que proyecto.




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