Como ahorrar costos en 5 pasos

No es suficiente con vender, es necesario optimizar los procesos para aumentar los ingresos y la reducción de costos puede ser la clave de esta optimización.

Como se mencionaba en la edición pasada, cada día es más difícil mantener una empresa funcionando en las óptimas condiciones, pues existen factores internos y externos que influyen directamente en los negocios, siendo los factores internos los únicos en los cuales tenemos una influencia directa, debemos de analizarlos cuidadosamente, ya que estos pueden ser el motivo principal de nuestros altos costos.
No importa el TAMAÑO de la empresa, reducir costos es de VIDA o MUERTE.
Basado en las necesidades de la Micro y Pequeña empresa; InnovarE a diseñado una guía práctica y sencilla para detectar y reducir los costos en su empresa.
  1. Detecte los procesos o materiales del producto o servicio que vende. Para iniciar es necesario saber con que materiales o ingredientes están hechos nuestros productos/servicios, así como el proceso que involucra su realización. Haga una lista detallada de lo que implica vender o hacer su producto; por ejemplo, pensemos en una hamburguesa: lleva carne, tomate, lechuga, queso, salsas, entre otras cosas. Para prepararla se necesita, gas, luz, agua, así como un papel para envolverla…etc. Haga esta lista lo más especifica que pueda, pues entre más completa esté, más exacta será.
  2. Calcule los costos. Para calcular costos no es necesario tener un conocimiento amplio de contabilidad, simplemente con tener una calculadora es más que suficiente. Continuemos con el ejemplo de la hamburguesa, para obtener su costo unitario es necesario conocer el costo de cada ingrediente y luego sumarlos para obtener el total. Por ejemplo, para saber cuanto le cuesta la carne de una hamburguesa, simplemente divida, la cantidad de carne que compró en total, entre el número de hamburguesas que hace con esa carne.
Si con 1000 pesos de carne, hago 500 hamburguesas, entonces: $1000 entre 500 hamburguesas, igual a 2 pesos de carne por hamburguesa. Haga esto para todos los ingredientes de los cuales desconozca su costo unitario de una manera directa. El agua, la luz y todos los servicios son algo más complicados, pero tienen la misma metodología, divida el precio del tanque de gas o el recibo del gas que uso entre la cantidad de hamburguesas que hizo. Además es necesario considerar la mano de obra necesaria para únicamente hacer la hamburguesa, ya que esta también genera costos, para ello es necesario seguir la misma técnica, es decir, dividir sueldo entre hamburguesas hechas.
Nota.- En las empresas de servicios también es posible calcular costos unitarios de cada uno de sus servicios.
  1. Detecte y anote todo lo que le cuesta dinero.  Haga un análisis exhaustivo y realice una lista de todo lo que le cuesta dinero, incluyendo la cantidad gastada, tal como la papelería, teléfono, luz, mensajería, impresiones, publicidad, empleados, descuentos, gasolina…etc., no olvide incluir los datos del paso anterior. Una vez realizada esta lista, podrá ver de una manera mas explicita los gastos que tiene.
  • Analice los gastos. De la lista hecha anteriormente, vaya paso por paso, analizando cada uno de los gastos, y plantee las siguientes preguntas para cada uno:
  1. ¿Es la única manera de hacerlo?
  • ¿Qué tan indispensable es para mi negocio?
  • ¿Qué pasa si lo elimino?
  • ¿Existe otra opción?, ¿Cuál es? Y ¿Cuánto me cuesta?
  • ¿Puedo cambiar los materiales o procesos?
  • ¿El proveedor es el que me ofrece mejor precio?
  • Si compro al menudeo, ¿me conviene comprar al mayoreo?
  • Si compro al mayoreo, ¿me conviene comprar al menudeo?
Estas son sólo unos ejemplos de una interminable lista de preguntas que podría realizar para ver las posibilidades de cambio, haga su cuestionario y aplíquelo a cada gasto.

  1. Estudie y elija la mejor opción. Una vez que ya tiene por escrito, tanto los montos de los costos, como su análisis con las preguntas, estudie las opciones, determine que tanto va a tardar el cambio, cuánto le va a costar, si el ahorro será inmediato o a largo plazo, que tanto impacto tiene, y sobre todo cuánto se va a economizar. Los principales costos de una empresa son generados por los servicios; gracias a la creciente competencia y la entrada de nuevas compañías, tanto de comunicaciones como de transporte, en Chihuahua, las empresas pueden reducir de manera sustancial sus costos eligiendo las nuevas opciones, ya que estas ofrecen tarifas bajas y mayores beneficios.
Para reducir costos: Calcule, Analice y Decida
Es necesario saber toda esta información, para así tener un panorama más claro de lo que va a suceder en la empresa, pero sobretodo, para realizar este estudio y elegir opciones, sobre todo se tiene que tener creatividad, imaginación y una mente abierta al cambio, ya que esto determinará la posibilidad de transformar muchos procesos y por lo tanto un ahorro significativo para la empresa. 
Le recordamos que puede encontrar más ideas especificas para la reducción de costos en nuestro libro “1000 Ideas para tu Negocio” en la sección especial de Finanzas.
Nota: Esta guía está desarrollada de una manera general, existen otros factores que están involucrados en los costos unitarios, por lo tanto, esto es sólo la base para determinar el precio de su producto, pues hay que tener en cuenta que los precios deben incluir una utilidad suficiente para solventar gastos de venta, gastos de administración, entre otras cosas.