Los nuevos equipos de trabajo: Proyectos y Equipos Temporales

En los artículos anteriores hemos mencionado las nuevas formas de trabajar de las empresas en donde la presencia física ha pasado a ocupar un lugar secundario dentro de la organización para dar parte a los nuevos equipos de trabajo, en el artículo pasado hablábamos de los equipos omnipresentes y de las personas multifunción, en donde cada persona se hace responsable de sus actividades y no necesita tener a un jefe o estar en una oficina sentado 8 horas para saber lo que tienen que hacer, son personas capaces de trabajar en donde, sea pues su nivel de compromiso y responsabilidad es tan alto que difícilmente las distracciones del entorno impedirán que hagan su trabajo, además las habilidades de estas personas son tantas que son capaces de trabajar en diversas actividades al mismo tiempo y no enfocarse únicamente en un área en específico.
Antes de continuar con este artículo debemos hacer un paréntesis para mencionar que a pesar de la nueva forma de trabajar de las personas aún es necesario el contacto físico, es cierto que aún estamos acostumbrados a tratar con personas y no con máquinas, a todos nos gusta entrar en una tienda y ver una sonrisa amable diciéndonos “buenos días, ¿lo puedo ayudar en algo?”. Falta mucho por evolucionar en cuestión de negocios para dejar el trato físico a un lado, pues este es tan importante en diversas cuestiones, desde recibir información (la cual podría hacerlo perfectamente una máquina) hasta descargar nuestras emociones de frustración por haber perdido un camión recibir la hamburguesa con mucho tomate a pesar de que se le pidió sin tomate. Pero este no es el tema del artículo, el tipo de trabajo y los equipos de los cuales nos referimos son equipos de alto nivel, personas que trabajan más con habilidades mentales y no con habilidades físicas, por lo tanto no menospreciamos el trabajo de las personas que están día a día lidiando con clientes, pues sabemos que sin ellos la empresa difícilmente sería posible.

Volviendo a lo que nos concierne, en esta ocasión hablaremos de los equipos temporales y convertir todo en un proyecto.

Ambas partes están ligadas una de otras por lo cual empezaremos con convertir todo un proyecto ya que esto nos dará pie para la siguiente parte.

Cada área de negocio, cada actividad de la empresa y cada cosa que se realice debe de hacerse como si fuera un proyecto. Es decir, todo debe poder ser separado y tener un propósito por sí mismo, si no lo tiene, hay que desecharlo. Por poner un ejemplo, el contratar un nuevo empleado debe ser todo un proyecto independiente al cual se le deben de asignar tiempo y recursos, no es parte de una de las funciones del departamento de recursos humanos, es un proyecto de la empresa que debe ser administrado como tal. El separar todas las actividades en proyectos nos permitirá poder realizar lo que realmente vale la pena y lo que no, es decir, una compra de maquinaria, papelería, equipo o cualquier otra compra que se realice en la empresa, ¿pertenece a un proyecto?, si es así entonces adelante, si no pertenece, entonces por que se está realizando si realmente nadie la va a usar. Si se requiere comprar nueva maquinaria entonces se tendrá que desarrollar un nuevo proyecto de renovación de maquinaria y equipo. El desarrollar todo por proyectos nos permitirá no solo tener el control de lo que hacemos si no de lo que gastamos y evitará que se tengan esas pequeñas fugas de dinero en pequeñeces. Otro ejemplo sería, se necesita un tornillo nuevo para una maquinaria, en lugar de ver si realmente se necesita solo un tornillo por que no realizar un proyecto en el cual analicemos todas las maquinarias que necesiten tornillos, ya que si una lo necesita probablemente las demás también. Sabemos que todo esto tomará tiempo y recursos personales y financieros, pero definitivamente es mejor planear a futuro lo que hacemos y tener control de todo que simplemente estar saneando y parchando los problemas.

¿Quieres darle mantenimiento a la maquinaria? ¿tienes un restaurante? TODO debe ser un proyecto, desde la atención al cliente hasta la limpieza del local. Sugerimos que empiecen a separar cada área del negocio por si sola: clientes, finanzas, recursos humanos y ver si realmente cada una de ellas es posible operarla como un proyecto y no como un parte del todo. Si no es posible operarla como proyecto aislado y funcional, deséchenla ya que esta operación solamente les esta haciendo quitar el tiempo y es solo un estorbo, por el contrario si es posible operar como proyecto ciertas actividades debe preguntarse ¿es necesario que yo haga este proyecto o alguien mas puede hacerlo por mi? En otras palabras: ¿debería subcontratarlo?

Por último, dentro de los proyectos es necesario ponerle una fecha de inicio y de fin al proyecto, una vez concluido el proyecto se analizará en que condiciones se quedó, si finalizó correctamente el proyecto o necesita continuarse como un proyecto nuevo, pero jamás aplacen o cambien la fecha final de un proyecto.

En cuestión de equipos temporales, necesitamos que estos se roten continuamente pues es necesario que nueva gente entre en los equipos para darle un aire fresco a toda la situación. Cuando se empieza a trabajar con proyectos y se comienzan a poner fechas finales a estos nos da inicio al poder rotar los equipos de trabajo, esta rotación nos permitirá ver las deficiencias del proyecto anterior o aumentar las eficiencias y volverlo más productivo.

Como en todo departamento, empresa, ambiente, la rotación de personal es algo indispensable para evitar enviciar la situación, las ideas o simplemente el trato entre personas. Estos equipos cambiantes y temporales necesitan ser una mezcla de todo, no importa el rango, el nivel o la capacidad, todos deben estar involucrados. Algo que pasa actualmente en las empresas es que se inicia un nuevo proyecto, los primeros invitados a ponerlo en funcionamiento son los directivos o subdirectivos los cuales fueron asignados por el director general, pero difícilmente cambia esta situación por lo que siempre están trabajando las mismas personas, teniendo las mismas ideas y haciendo lo mismo en los diferentes proyectos; en lenguaje coloquial: “es la misma gata pero revolcada”.

Los invitamos realmente a que intenten generar todo en proyectos, poco a poco verán como se irán eficientando las operaciones, háganlo de manera sencilla al inicio y con cosas que crean que son superficiales, ya que estas si no funcionan como proyecto deséchelo y si funciona, analícelo y quizás sea mas rentable subcontratar a alguien, posteriormente cuando terminen con las sencilleces pasen al núcleo de la operación de la empresa, al proceso principal y observarán como podrán mejorarlo considerablemente, siempre y cuando tengan un equipo temporal con diferentes tipo de personas trabajando en sus proyectos.

Puesto que sabemos que es algo complicado asimilar toda la información que aquí publicamos y es difícil ponerla en práctica a alguna empresa, ya que todas son diferentes, te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros de forma gratuita y nosotros te podremos ayudar o guiar en lo que tu negocio necesite.

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