7 Consejos para administrar el tiempo efectivamente, Segunda Parte

En el artículo pasado comentamos los primeros dos consejos para administrar el tiempo, los cuales son: 1.- Lo urgente no siempre se tiene que hacer. En este punto mencionábamos que muchas empresas se basan en hacer cosas urgentes todo el tiempo, sin embargo hay veces que no son acciones determinantes para lograr una meta importante. 2.- Evitar ladrones de tiempo; las cuales son actividades que solo nos quitan el tiempo y sabiendo organizarnos podemos evitarlas.

Continuando con los consejos para eficientar el tiempo, ahora te presentamos los puntos 3, 4 y 5, esperamos los disfrutes.

3.-Aprender a eficientar el tiempo. Las personas están acostumbradas a trabajar bajo estrés y cuando esto sucede son capaces de realizar tareas o trabajos en poco tiempo y de manera eficiente. Muchas personas se han acostumbrado tanto a este estilo de vida que tienden a dejar todo para último momento y se dicen a sí mismos “es que yo trabajo mejor bajo presión”. Se necesita poder aprender a realizar las cosas en poco tiempo, el poder trabajar de la misma velocidad y eficiencia que cuando se esta bajo presión  en momentos que no se esta presionado, de esta forma podrás realizar actividades en menor tiempo. Algunos consejos para lograr esta eficiencia serían los siguientes; como siempre, elimina lo innecesario, no te entretengas realizando tareas que no tienen sentido, por ejemplo a las personas les gusta ir dando formato a sus trabajos conforme avanzan, siendo que es mucho más eficiente hacerlo al final; enfócate únicamente en lo que estas haciendo y no empieces a divagar en otras cosas, evita a como de lugar cualquier tipo de distracción (esto requiere un poco de fuerza de voluntad pero se puede lograr); si te hace sentir mejor (aunque no lo recomendamos del todo) piensa que la fecha de entrega para ese trabajo es en 2 horas, ponte metas de tiempo, si usualmente tiendes a realizar el mismo tipo de tarea o trabajos muy similares ponte metas de realización, es decir, ponte un reto de reducir el tiempo en que tardas en hacerlo, si para hacer un reporte de ventas tardas 2 horas, la próxima vez que lo hagas ponte la meta de hacerlo en una hora y media. Ahora bien, ponte un premio o un compromiso para después, invita a unos amigos a tomar unas cervezas, invita a una chica a salir, queda con el estilista para hacerte ese corte o tinte de pelo, pon alguna actividad que realmente te guste justo después del trabajo que tienes que hacer, ya sea como premio para reducir el tiempo o como justificación para terminarlo antes. Trata siempre de ponerte cosas divertidas, recuerda que la diversión es necesaria para todo ser humano y no todo es trabajo en la vida, por eso si te disgusta realizar tareas o actividades aprende a realizarlas en el menor tiempo posible para después poder disfrutar de lo que te gusta.

4.-No es malo perder el tiempo de vez en cuando. No esta mal si deseas de vez en cuando darte esos pequeños descansos distractorios, inclusive son NECESARIOS para el cerebro dejar de pensar en lo mismo y distraerse de vez en cuando, pero tampoco abuses de ellos. Lo que te recomendamos es que por cada hora de trabajo te tomes 10 minutos para ver un video gracioso en Youtube, ver el Facebook, hablar por el Messenger, leer nuestros artículos de nuestra página web y suscribirte a ella, e inclusive porqué no, tomar una pequeña siesta (los estudios dicen que las siestas deben durar de entre 10 y 20 minutos para que sean efectivos). Ahora bien, si estas realizando un trabajo que sabes que te va a tomar una hora y luego podrás tener ese descanso y entrar al Facebook, por que no mejor realizar ese trabajo en 30 minutos y después ya tendrás los 30 minutos del trabajo mas 10 minutos del descanso para entrar al Facebook, 40 minutos son mejor que 10 ¿o no? Nosotros somos partidarios de que el Facebook y todo tipo de red social por Internet administrado de manera efectiva ayuda a eficientar las tareas de las personas, ya que estas estarán motivadas a trabajar y terminar rápidamente sus trabajos para poder entrar y leer los chismes que suceden con sus amigos. Recuerda que entre más rápido termines tus tareas mas tiempo podrás dedicarte a otras cosas, o que acaso no recuerdan a sus padres cuando ustedes eran pequeños o si ustedes tienen hijos les dicen  “primero termina los deberes/tareas de la escuela y luego puedes salir a jugar” entonces ¿por que si los niños se les motiva y pueden terminar todo de manera eficiente ustedes no hacen lo mismo? Esto es útil para todo en la vida, desde hacer la odiosa labor domestica de planchar, terminar el reporte de ventas, la reunión con el cliente o proveedores, no importa el puesto de trabajo que tengas, ya seas empleado, empresario o estudiante, todo es lo mismo.

Algo que jamás debes hacer es lamentarte por el tiempo perdido, ya que el hecho de lamentarse nos cuesta más tiempo y energía mental, el estar dándole vueltas en la cabeza lo que pudiste haber hecho hace que pierdas aún más tiempo, así que si has perdido tiempo haciendo otras cosas no te lamentes, ya no lo podrás recuperar, lo único que puedes hacer es terminar todo eso pendiente de hacer de manera rápida para poder compensar lo perdido. Lo peor que una persona puede hacer es lamentarse, y no solo en cuestión del tiempo perdido sino en la vida en general.

5.-Enfócate en pocas actividades pero bien hechas, máximo 3 por día. Este punto quizás sea el más controversial de todos pero es sin duda alguna el más efectivo e importante. Las personas tendemos a sobrecargarnos de trabajo todos los días realizando un poco por aquí, otro poco por allá y luego otro poco por acullá. Lo que se debe de hacer es a programarse a hacer MÁXIMO 3 actividades/tareas/trabajos por día y disfrutar el resto del tiempo. Sabemos que quizás el 3 actividades no sean demasiado, pero bien hechas hacen un cambio radical, analicémoslo de esta forma únicamente usando 2 actividades.

a) Si eres vendedor, dos prospecciones de clientes bien hechas que se traduzcan a contratos, equivalen a 10 contratos semanales es decir a 60 contratos mensuales. Entonces la próxima vez que vayas a prospectar, analiza lo que haces y en lugar de ir a 10 prospecciones al día solo haz 2 pero bien hechas, es mentira lo que dicen que entre más prospecciones hagas mas posibilidades tienes de cerrar contrato, esto funciona  por que son estadísticas, es como lanzar una moneda al aire, una de todas las veces tiene que caer en cara, así que deja las estadísticas a un lado y enfócate a hacer bien tu trabajo desde el inicio, en nuestra página encontraras MUCHOS artículos para lograr esto, desde como prospectar hasta como negociar y cerrar contratos.

b) Si eres director… imagina que un proyecto tienen 10 puntos a realizar (1 punto es mercadotecnia, otro punto es el área de finanzas, otro punto es de producción.. etc.) entonces si te enfocas a realizar solo 2 puntos por día pero bien hechos, es decir, un día te enfocas en mercadotecnia y finanzas (si lo haces bien desde un principio evitarás problemas y que este punto se vuelva a tocar en un futuro) el siguiente en logística y producción; etc.., esto se traduce a 1 proyecto nuevo por semana, 4 proyectos por mes.

En lugar de eso, analicemos la vida de un empresario o director, cada día esta trabajando un poco sobre finanzas, un poco sobre mercadotecnia, un poco de esto, otro poco de esto, etc., esto se traduce a que no se concentra del todo en un solo punto y por esa razón empiezan a surgir tantos problemas en cada punto, si se concentrara y ve todas las variables de cada punto, las cosas serían diferentes.

Aprende a decir que no y a organizar tu tiempo, si los de producción tienen un problema diles que los atenderás tal día. Recuerda NO todas las cosas son urgentes. En este punto sabemos que muchos directores o empresarios estarán pensando, los de InnovarE están locos, eso es imposible, siempre surge algo que atender y no se pueden posponer las cosas, pues nosotros decimos ¿estás seguro? ¿Acaso lo has probado?, no puedes juzgar algo que jamás has intentado, recuerda que cada persona se pone sus limitantes, así que tu eliges que tanto de esto quieres volver realidad.

Si logras hacer esto de manera efectiva, veras que vas a ser MUCHO más productivo, vas a empezar a realizar proyectos y trabajos de manera rápida y eficaz, ya que concentrarás esfuerzos y lo mejor de todo te empezará a sobrar MUCHO tiempo libre, lo cual debes de aprender a también administrarlo sino este empezará por volverte loco y volverás a tu vida de antes de mantenerte ocupado haciendo cosas urgentes sin sentido. En el siguiente artículo hablaremos de cómo administrar ese tiempo libre y el como unir todos los puntos anteriores.