7 Consejos para administrar el tiempo efectivamente

Primera Parte

Existen diversas teorías sobre como administrar o gestionar el tiempo, sin embargo, llegamos a la conclusión que el administrar el tiempo no difiere en NADA de gestionar cualquier otro recurso. Primero que nada, para empezar a gestionarlo hay que verlo como un recurso mas, al igual que vemos el dinero, la maquinaria, los colaboradores y cualquier otra cosa que pueda ser considerado recurso ya sea de uso personal o de la empresa, y como todo recurso, puede ser MEDIDO, ADMINISTRADO y sobre todo MEJORADO.

El tiempo es el recurso más valioso que tenemos, sin embargo muchas veces al no tener esa consciencia plena de que es un recurso se nos olvida administrarlo y simplemente nos ocupamos a administrar todo, inclusive a planear nuestra vida de manera general, pero olvidando el tiempo. Obviamente la administración del tiempo puede ser tan estricta o libre como deseemos, es decir, podemos aplicar sistemas de gestión de calidad al tiempo para poder administrar al 100% cada minuto de nuestro día pero esto sería demasiado laborioso, tonto y sin sentido, ya que tendríamos que medir TODO lo que sucede en la vida, inclusive variables externas e internas, como el tiempo que tarda en calentarse el agua para tomar una ducha, o el tiempo que tardo en masticar una vez y poder analizar cuantas veces tengo que masticar cada tipo de alimento, todo esto no tiene mucho caso, pero noten que hemos aclarado el punto, que todo puede ser medido y mejorado, inclusive el tiempo.

 Ahora bien, como el tiempo de cada quien es algo sumamente subjetivo, es decir, hay teorías de administración del tiempo que dicen, trata de evitar las cosas urgentes, ya que esto te consume el tiempo y son cosas que siempre estarás haciendo continuamente durante el día, es decir, estarás parchando cosas urgentes y no pondrás atención a lo que realmente importa, por lo tanto es necesario distinguir las cosas importantes y no importantes, y hacer las importantes con antelación para que estas no se conviertan en urgentes y nos quiten tiempo, pero lo que entra en duda… ¿Qué es importante, qué es urgente y qué no es importante?… obviamente estas teorías y prácticas tienen sus criterios que se pueden aprender para clasificar cada cosa… sin embargo, hemos desarrollado nosotros mismos varios puntos y consejos los cuales te ayudarán a ti a administrar el tiempo de la manera que te sea conveniente, ajustar tus horarios y poder decidir que es importante, que es necesario y que simplemente no importa, siempre considerando principios generales de administración y de simplificación de procesos.

 1.- Lo urgente NO siempre se tiene que hacer. Es curioso como funcionan las personas en el ámbito laboral y personal, generalmente asocian la palabra urgente con algo de suma importancia que tiene que ser realizado a como de lugar, pero esto no es del todo cierto, hay cosas urgentes que en primer lugar no son urgentes y luego no son necesarias. Las cosas urgentes pueden muchas veces absorber todo nuestro tiempo si no sabemos distinguirlas, ya que curiosamente las personas se vuelven expertas trabajando bajo presión realizando cosas urgentes y cada vez empiezan a acumular más cosas urgentes para resolver y cuando no hay una cosa urgente que resolver se sienten inútiles y que pierden tiempo. Para saber distinguir estas pequeñas cosas y poder identificarlas como urgentes y necesarias, necesitamos ver el contexto para lo que son o para lo que se van a usar, es decir, necesitamos ver el panorama completo del juego y ver si estas partes forman una parte indispensable del juego o no. Pongámoslo de esta manera, imaginemos que estamos realizando un proyecto el cual metafóricamente será un coche. Para que este coche ande necesita ciertas partes indispensables como lo son, un motor, unos neumáticos y una carrocería para poner todo junto, ahora bien, estas cosas generales están compuestas de cosas mas pequeñas pero que muchas veces no son necesarias para que funcione o que puede el proyecto seguir funcionando sin estas por un tiempo, por ejemplo, un coche puede andar fácilmente sin los asientos del conductor (obviamente sabemos que no es cómodo, pero sigue funcionando), de igual forma puede seguir andando sin los faros o luces (es peligroso conducir así de noche, pero funciona) sin embargo, no puede andar sin los pistones o sin gasolina. Sabemos que las cosas anteriores como los asientos y los faros son importantes de hacer o de realizar, pero el proyecto puede seguir funcionando sin ellas por un tiempo, por lo tanto se puede decir fácilmente, tengo cosas más indispensables que hacer, haré esas cuando tenga tiempo.

 

2.-Evitar los ladrones de tiempo y ponerles tiempo. Quizás el mayor desperdicio de tiempo son los ladrones de tiempo, estos pueden ser actividades, personas o pensamiento que tenemos. Es necesario identificar qué es un ladrón de tiempo y como evitarlos. Estos son actividades o cosas que realizamos y que no tienen quizás mucho sentido realizarlas tan a menudo, es decir, constantemente en el trabajo nos encontramos revisando el correo electrónico para ver que novedades hay, dejando a un lado el verdadero trabajo que debemos de hacer y lo peor del caso no es esto, es que si recibimos un correo electrónico de alguien solicitando información o ayuda de nosotros, inmediatamente le damos respuesta, nos hemos vuelto tan dependientes del correo electrónico que ha hecho que los aparatos electrónicos, ya sean celulares/móviles y PDAs con Internet integrado se vuelvan parte de nuestra vida cotidiana. Debemos aprender que realmente NO todos los correos que recibimos son necesarios e indispensables y que el correo electrónico es quizás el mayor ladrón de tiempo que puede existir, pero ahora bien cómo evitarlo.

 

Primero es necesario proponerse a leer el correo electrónico un número de veces al día, lo recomendable es que sea 1 vez al día como a eso de las 4 de la tarde, ya que esta hora no es lo suficientemente temprano para que nos roben nuestro día pero no es lo suficientemente tarde para no poder resolver algo. Segundo, es necesario fijar una auto respuesta de correos, muchas veces los correos que recibimos son correos basura o sin sentido, por eso es necesario fijar una auto respuesta para asegurarse que los correos que recibamos sean realmente importantes y esta respuesta debería ser algo como. “Hola, he decidido empezar a organizar mejor mi tiempo por eso te pido de tu ayuda, si este correo es realmente indispensable que lo lea y lo responda favor de comunicarte conmigo a mi número personal, en caso de que no, lo responderé a su debido tiempo entre las X y las X. Gracias por tu comprensión.” De esta manera las personas comprenderán que estas haciendo algo importante con tu tiempo y que si se desea resolver la situación es mejor expresarla por teléfono. Ahora, si has empezado a mudar las cosas importantes del correo al teléfono, es también necesario aprender a administrar el uso del teléfono. Para administrar el uso del teléfono es necesario que en cuanto conteste la persona, hacerla que vaya al grano desde un inicio, no hay que dejarla que haga las típicas conversaciones sin sentido como “¿Qué tal estas?¿Qué tal tu familia?¿cómo sigues?” para ser honestos estas personas no se interesan realmente por ti, simplemente quieren parecer agradables para conseguir algo, por lo que tu respuesta puede ser algo, “Sabes, en estos momentos estoy un poco ocupado, pero dime pasa o para que me hablabas” otra respuesta podría ser “Sabes, en 5 minutos me tengo que ir, me podrías decir que pasa” de esta manera la persona irá realmente al asunto por el que te habla. Ahora bien, algo que debes de aprender a hacer es a jamás regresar llamadas cuando alguien te busca en un inicio, es decir, si alguien te llama sin que tu lo hagas primero es por que necesita algo de ti, si por cualquier situación no pudiste atender su llamada nuestra recomendación es no regreses la llamada, si la persona tiene un asunto de suma importancia que atender contigo, el mismo se encargará de regresar la llamada.

 

Otro de los grandes ladrones del tiempo son las reuniones y juntas, existen empresas y culturas que sufren de la grave enfermedad llamada “juntitis aguditis” es esa enfermedad grave por la cual tienden a realizar juntas para resolver todo tipo de situación y lo peor del caso es que las resoluciones que se llegan en esas juntas no difieren de las que se pudieron hacer individualmente o con una simple llamada telefónica. De ahora en adelante, si realmente quieren mejorar el uso de su tiempo deben de volverse “Antijuntits” deben de intentar rechazar las juntas sin sentido y en caso de que no puedan rechazarlas, deben dejar en claro el tiempo en el que están ahí, es decir, “Iré a la junta, pero solo podré hacerlo durante X tiempo” debemos recordar que una junta jamás debe de durar más de una hora, ya que después de este tiempo se empiezan a divagar y no llegan a ningún lado. 

 

El último ladrón de tiempo que consideramos dentro de las empresas son los empleados “pide ayuda” son aquellos los cuales se la pasan pidiendo ayuda para todo, todo el tiempo y se excusan diciendo, “es que no se, eso no se me da, es que no recuerdo bien como se hace” Estos siempre llegarán con una cara de perrito triste y con una historia terrible sobre ellos y que necesitan tu ayuda, la mejor manera para deshacerse de ellos son decir, “Si te ayudo, pero hoy no puedo te podré ayudar hasta dentro de X tiempo” intenten decir la fecha más lejana posible, de esta manera ellos se verán obligados a forzarse e intentar hacerlo por su cuenta, otra frase que se puede usar es “Sabes ahora estoy bastante ocupado, por que no lo haces tu y ya le echaré un vistazo cuando tenga tiempo”, muchas veces estos empleados realmente si saben hacer las cosas pero prefieren la aprobación de otra persona o se han acostumbrado a que hagan todo por ellos, por esa razón deben educarlos a que empiecen a hacer las cosas por ellos y a no robarles tiempo a los demás.