Exceso de informes e información inútil.

Una de las premisas en el mundo empresarial es que para que algo pueda ser administrado y mejorado tiene que ser medido, esta idea ha sido arraigada tan fuertemente que inclusive se han escrito libros al respecto, pero es importante destacar hasta que punto es importante medir algo.

La falta de información puede ser tan perjudicial como el exceso de ella, estos son males padecidos en diferentes empresas. La falta de información es algo que se puede encontrar fácilmente en  las pequeñas empresas y el exceso de información es algo que sucede en las grandes empresas, por esta ocasión nos enfocaremos a hablar del exceso de información.

Las grandes empresas tienen la obsesión de querer medir todo, muchas veces por reportes que les pide alguna institución, en otras ocasiones por algún estándar que cumplir y en otras simplemente por conocer lo que sucede en la empresa, pero se debe de tener cuidado con estos reportes y tratar de simplificarlos lo más posible.

El primer paso para obtener y tener un buen reporte es conocer realmente que es lo que se busca, es decir, antes de solicitar cualquier tipo de información al departamento de análisis o de ventas, deténgase a pensar, ¿Para qué quiere esa información? ¿qué va a hacer con ella? Y sobre todo, ¿es indispensable obtenerla o puedo usar otro reporte ya elaborado anteriormente? En muchas ocasiones se dará cuenta que el reporte no lo necesita, o que pidió algo sumamente elaborado y solamente usa el 10% del contenido o en el peor de los casos, ha pedido la misma información de cinco maneras diferentes y todas para llegar al mismo punto.

Al obtener un exceso de información no solo corre el riesgo de no entender la información, sino que aún mas importante, pierde el tiempo, pues el intentar descifrar y analizar un exceso de información muchas veces es meramente inútil.

Ahora bien, otra cosa que se debe de tomar en cuenta es el uso que se le da al reporte, esto no es mas que entender el significado real de una información estadística. Se debe entender que esta información es meramente un reflejo objetivo de lo que pedimos, y lo malo de esto que puede ser manipulada fácilmente. Muchos empresarios utilizan o manipulan la información para obtener el resultado deseado y no hablamos que lo hagan en cuestión de contabilidad o de mala fe, sino realmente lo hacen para justificar el desempeño de la empresa, es decir, cambian los datos para decir “bueno no vamos tan mal” o “podría estar peor”, hay que recordar que estos datos son informativos y sirven de pie para tomar decisiones pero JAMÁS deben ser usados para justificar, uno de los peores vicios en los que puede caer un empresario es el justificar todo con las cifras en lugar de concentrarse en ver que es lo que va a suceder.

Hay que tener siempre en consideración que un reporte objetivo muchas veces no es el reflejo de lo que pasa en la empresa, así como muestra información objetiva o tangible de lo que sucede en la empresa se debe de aprender a ver mas allá de los números, es decir, entender por que sucedieron esas cifras o que hay detrás de ellas, muchas veces pueden pasar sucesos extraordinarios que hacen que la información se deforme o varíe realmente. Por ejemplo, si usted es un proveedor y anuncia un incremento de precios, dé por hecho que muchos de sus clientes van a comprarle mucho antes de que suceda eso para evitar el aumento, por lo que los meses anteriores al aumento de precios podrá observar en su gráfica un descenso impresionante en los meses siguientes en comparación con ese mes.

En conclusión un reporte es una herramienta básica para la administración de los negocios, sin embargo es importante aprender a simplificarlos, para lograr esto se debe primero aprender a organizar la mente, saber lo que se desea y sobretodo para que se desea.  Un reporte puede ser tan largo, corto, sencillo o complicado dependiendo de la forma en la que se use y el objetivo de este, por lo que jamás pida un reporte si no sabe para que lo va a usar o no pida reportes excesivos, sólo los necesarios, así evitará hacerle perder el tiempo a la persona que realiza el informe y sobretodo no perderá su tiempo.